Firma digitale alla prova del 9

L’adozione della firma digitale nelle organizzazioni è aumentata a ritmo sostenuto negli ultimi due anni, passando dal 24% al 35% attuale. E’ quanto ci racconta l’ultimo sondaggio fatto da AIIM (www.aiim.org) sulla firma digitale a novembre 2012 (Digital Signatures – making the business case). L’incremento importante è senza dubbio causato da valori di ROI molto significativi, che i rispondenti al sondaggio (poco meno di 300) hanno valutato nella stragrande maggioranza (81%) realizzabile in meno di 12 mesi, con un 25% del campione che segnala ritorni dell’investimento in appena 3 mesi.

Nel gennaio 2010 l’AIIM, nel suo precedente White Paper dedicato alla firma digitale, aveva evidenziato una percentuale del 63% di utenti di firma digitale che indicavano il raggiungimento del ROI in 12 mesi. Le aumentate adozioni e gli incrementi di ROI ribadiscono, una volta di più, che la firma digitale:

garantendo:

Ma perché l’adozione della firma digitale è in crescita e il ritorno dell’investimento “aumenta”? Cosa succede prima e dopo l’adozione della firma digitale?

Il “prima”

Il “dopo”

Per quelle organizzazioni che non hanno ancora adottato soluzioni di firma digitale, o elettronica, le abitudini di firma su carta, che rallentano/fermano i processi e costringono a stampare i documenti, inesorabilmente continuano, accompagnate da anacronistiche difficoltà fisiologiche di mettere tali documenti di fronte ai firmatari, spesso distanti, in viaggio, assenti, o in altre organizzazioni. Si continua a perdere tempo! E a sostenere costi oggigiorno troppo onerosi per stampa e firma.

Nonostante i benefici acclarati da tempo, e testimoniati da un numero crescente di casi d’uso e best practice nel settore pubblico e privato, i progetti di firma digitale o elettronica sembrano avere una priorità bassa sopratutto all’interno di reparti IT, dove il personale IT si dimostra ancora molto ambivalente (combattuto?) sulla tecnologia – molto probabilmente a causa di una mancanza di comprensione dei diversi meccanismi e di esperienze fallimentari con sistemi di firma poco usabili e pressochè inutilizzati, ad “altissimo ROI negativo”. Nel gruppo dei riluttanti troviamo anche gli uffici legali (interni ed esterni) e i revisori esterni, mentre chi firma, i c.d. process owner e gli amministratori (CEO) sono fra le figure più favorevoli al processo di adozione della firma digitale.

“Ma ci serve proprio questa firma digitale?”

Se quanto detto non dovesse bastare, fate allora una bella prova del 9.

1. Valutate quanti dei vostri processi sono interrotti dalla necessità di una firma autografa.
2. Valutate i ritardi subiti e il numero di documenti aggiuntivi da stampare e gestire (quanto è alto il vostro fascicolo?).
3. Considerate i potenziali benefici per chi viaggia e il personale “remoto” che può rapidamente e facilmente firmare all’interno di processi di approvazione senza la necessità di stampare, scansionare e “faxare” (per quel che vale il fax!).
4. Verificate i requisiti normativi e legali per determinare la validità delle diverse opzioni di firma (elettronica, qualificata, avanzata). Focus su autenticità, integrità, opponibilità a terzi e non confutabilità.
5. Evitare di dare per scontato che i vostri revisori esterni e gli avvocati diffidino delle firme digitali/elettroniche – “chiedetelo a loro“.
6. Controllate quanti del vostro staff stanno usando semplici immagini bit-map delle loro firme autografe.
7. Quando si considerano le soluzioni di firma digitale, verificate che siano rapidamente e facilmente integrabili nei sistemi esistenti di Document Management, Enterprise Content Management e Customer Relationship Management (facile integrazione), consentire di firmare con un solo clic (usabilità!) e aggiungere più firme al medesimo documento, garantire firme massive/automatiche, e di sign-off in processi di workflow.
8. Effettuate una valutazione di quanti firmatari potrebbero trarre vantaggio da una soluzione digitale (e considerare come sarebbe difficile gestire questi uno per uno – approccio distribuito vs. approccio centralizzato). Considerate soluzioni che diano la possibilità di integrarsi e sincronizzarsi automaticamente con servizi di Directory Service.
9. Siate particolarmente attenti ad adottare sistemi e soluzioni a norma di legge, nella malaugurata ipotesi in cui si debba andare a “discuterne” in tribunale.