Curiosamente, all’odierna onnipresenza della tecnologia per gestire le informazioni digitali, fa riscontro un corrispondente “insolito” aumento dell’uso della carta. Anche se al giorno d’oggi abbiamo accesso, grazie alla tecnologia, a molte più informazioni che in passato, abbiamo ancora e sempre bisogno di stamparle. Questo ci dicono gli incrementi quasi lineari dell’aumento del consumo di carta negli ultimi decenni. E’ come se per dare un senso a quello che leggiamo (leggere, capire ed elaborare), si debba per forza passare attraverso la carta stampata.
Qualche giorno fa sono andato a modificare (soltanto modificare!) le condizioni del conto in banca; non ho contato le firme che ho dovuto apporre su vari fogli di carta che mi venivano proposti, ma sono state veramente tante, e alla fine il mio fasciscolo ha superato abbondanetemente il centimetro di spessore. Guardando la scrivania della mia efficiente interlocutrice, a giudicare dai cumuli di fascicoli (ne ho contati quattro) appoggiati in maniera ordinata sulla sua scrivania, “copia più o meno conforme” di un’altra decina di scrivanie disposte nell’open space in cui ci trovavamo, mi è sorta spontanea la domanda: “ma non vi sentite affogare con tutta questa carta?”. La risposta, “questa che vede è solo la minima parte”, mi ha lasciato intendere che il paperless office, forse, in alcuni contesti, è ancora di là da venire.
La carta continua ad essere un mezzo straordinario. Leggero e flessibile, ad alta risoluzione, supporta migliaia di caratteri, può presentare illustrazioni sia in bianco e nero che a colori, e il suo alto livello di contrasto rende tutto molto facile da leggere. Chi “usa” i documenti cartacei, è in grado di ottenere da questi una grande quantità di informazioni paralinguistiche: il layout può indicare caratteristiche di qualità o estetica, il modo in cui è suddiviso, disposto e distribuito il testo può contribuire a mostrare immediatamente la complessità di un documento, così come lo spessore di un libro o di un report forniscono indicazioni sul suo contenuto. Le caratteristiche “ipertestuali” dei libri, con sommari, note e indici, li rendono ideali per letture non lineari. Ed inoltre i libri/documenti fanno anche un buon odore!
Ma la carta costa, ed ucciderà il nostro business!
Le aziende stanno sempre più rendendosi conto che riducendo la presenza della carta nel loro ciclo di vita, questa riduzione non torna solo utile per qualificarsi come “impresa socialmente responsabile“, ma i risparmi sono effettivi e garantiscono al tempo stesso, velocità e recupero di produttività. L’eliminazione/riduzione della carta in azienda porta alla immediata eliminazione/compressione dei costi derivanti da (foto)copia, stampa, spedizione, conservazione e smaltimento, nonchè ricerca.
I risparmi possono arrivare anche fino a 30 volte il costo di acquisto! In altre termini, una risma di carta che costa 4,00 euro (valore medio) può arrivare a costare fino a € 120, senza considerare tutto il lavoro di gestione della stessa, che comprende l’attività dedicata all’acquisto della carta, al fotocopiarla, al distribuirla, al recuperare la carta stampata dalla stampante, applicarvi una o più firme, portarla al fax, collocarla in una busta, affrancarla, archiviarla e se ci serve una copia elettronica, fare una scansione del documento cartaceo. E ci fermiamo qui, senza spingerci a considerare i costi di casi limite, quali quello dei “camminatori siciliani” (il ruolo dell’impiegato della Regione Sicilia con il compito di “trasferire i documenti”).
Il costo della carta in azienda, indipendentemente dalle dimensioni, è molto probabile che sia molto di più rispetto alle stime aziendali, se esistenti (sigh!). Calcolare il TCO (Total Cost of Ownership) della “carta” in azienda, non può prescinedere dal considerare attentamente, come abbiamo visto anche in passato in “Facciamo due conti“, elementi di costo sia diretti che indiretti.
Allora, per un attimo, lasciamo perdere l’ambiente e pensiamo invece a noi stessi e al nostro business, e se a qualcuno fosse sfuggito, o se lo fosse dimenticato, è il caso di ribadirgli il concetto che …
… la paperless company migliora realmente e concretamente la nostra competitività!
Per una dettagliata lista delle voci di costo e relativa quantificazione, ed ulteriori considerazioni/approfondimenti sul tema si veda anche: http://www.settleware.com/blog/2012/09/24/white-paper-paper-is-killing-your-business/
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