E’ da un po’ che sosteniamo il concetto che l’adozione della firma digitale consente di accelerare i processi di approvazione e recupero di produttività del personale, realizzando ROI in meno di un anno, riducendo drasticamente i costi derivanti da stampa, postalizzazione, scansioni, archiviazione e non ultimo il costo per ritrovare e riprodurre documenti andati persi.
Per avvalorare quanto detto ci siamo avvalsi anche dei contributi di importanti realtà di riferimento quali l’AIIM (comunità globale degli utilizzatori e fornitori di soluzioni enterprise di content management), che con i loro studi dedicati ai benefici della dematerializzazione (vedasi il post “Facciamo due conti“) hanno dato letteralmente i “numeri”; ne ricordiamo solo uno per rappresentarli tutti: costo medio per singolo documento firmato in maniera autografa = ca. € 5 … senza considerare gli enormi risparmi in termini di tempo (produttività, ndr.).
A volte però autorevolezza e scientificità del dato possono risultare non sufficienti a farci considerare in maniera attenta e ponderata il medesimo, poichè se lo stesso non ci arriva dal vicino della porta accanto ci “sentiamo”, forse anche un po’ inconsciamente, lontani da chi ci ce ne da contezza. Per renderla con una battuta alla napoletana maniera: “ma che vvai trovando, chilli so’ Americani”.
Sono di questi giorni le notizie relative ai risparmi ed agli aumenti di efficenza di due comuni d’Italia, Campobasso, che parteciperà in questi giorni, come PA virtuosa, alla conferenza europea sulla pubblica amministrazione a Varsavia, e Monfalcone, i quali, con i loro dati alla mano, evidenziano una volta di più quanto da tempo andiamo sostenendo: la firma digitale è motore di dematerializzazione e fattore critico di successo per incrementi di produttività sostanziali e sostanziosi. Vediamo perchè:
Progetto “CAMERA TOTAL CLICK”
Realizzato nel corso del 2009 per “eliminare “la carta” (a tendere, ndr.) e eliminare la gestione del c.d. flusso documentale “ibrido” (contemporanea presenza di documenti cartacei e telematici) presente nella gestione dei flussi documentali sia in entrata che in uscita“.
Risparmi
Incrementi di produttività
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Progetto di informatizzazione dei processi amministrativi
Il progetto, completamente sviluppato in casa, è partito il 1 gennaio 2011, con l’entrata in funzione di una piattaforma per la gestione documentale, che integra i sistemi gestionali già esistenti per ogni servizio, con il risultato di velocizzare i procedimenti anche grazie all’utilizzo diffuso della firma digitale.
Risparmi
Carta: 332.000 fogli di carta consumati in meno nell’anno 2011 (nel 2009 il Comune ha consumato 4.100 risme di carta e nel 2011 prevede di consumarne 2.700) corrispondenti a circa 5 bancali di risme di carta formato A4 che non vengono comprati, non vengono stampati, non vengono spediti (tramite posta “ordinaria”) e non vengono archiviati negli scaffali in soffitta, o negli scantinati!
Incrementi di produttività
Riduzione dei tempi di lavorazione delle pratiche: la velocità nel portare a termine i processi amministrativi è evidente nel raffronto 2010-2011, prendendo ad esempio una determinazione dirigenziale, ovvero l’atto amministrativo-gestionale “tipo”, si evidenzia che nel 2010 ci volevano tra i due e gli otto giorni per portarla a termine. Adesso, il 14% di tutte le pratiche viene chiusa in un giorno, l’8% in tempo reale e le altre entro 5 giorni. Solo meno dell’1% richiede un tempo più lungo, fino a un mese di attesa, ma sono casi limite.
Infine, sempre nel Comune di Monfalcone, nel corso dei primi nove mesi del 2011 sono transitati in rete 36.871 documenti per un totale di 58.772 ”passaggi di mano” tra firme e autorizzazioni, tutte rigorosamente fatte in rete, documenti che se venissero stampati “ci vorrebbe un esercito di messi per assicurarsi che gli atti vengano recapitati in tempo utile. Ci vorrebbe un addetto allo smistamento degli atti in ogni ufficio. Ci sarebbe la necessità di attendere la presenza fisica del responsabile del servizio per la vidimazione di un atto […] per impegnare una spesa su un capitolo di bilancio sarebbero inevitabili lunghe trafile di verifiche ed autorizzazioni” (da Bora.la)
Un ringraziamento all’Ufficio Stampa del Comune di Monfalcone per il contributo alla stesura di questo post
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