… se facile da usare.
E’ di questi giorni la notizia “Gare “senza carta” del Comune di Reggio Emilia, per la gestione delle procedure di appalto comunali, per l’appunto senza l’uso della carta.
Tale gestione coinvolge annualmente circa 1300 aziende per un numero medio annuo di 30 gare ad evidenza pubblica. Questi numeri comportano l’utilizzo di rilevanti risorse materiali (tipografia, spese postali, svariate tonnellate di carta) e l’impegno di risorse umane sia da parte dell’ente sia delle aziende partecipanti.
Il Comune di Reggio Emilia ha elaborato il progetto gare “senza carta” con l’obiettivo di:
- semplificare le procedure di gara;
- aggredire alla radice gli sprechi;
- ottimizzare l’organizzazione e l’utilizzo delle risorse umane;
- concretizzare un risparmio di tempo e denaro per le imprese concorrenti;
- ridurre la spesa pubblica con il coinvolgimento delle aziende che partecipano alle gare.
Il sistema Gare “senza carta” gestirà dalla lettera d’invito a partecipare, al sopralluogo, all’aggiudicazione definitiva della gara, e in futuro, anche la firma digitale del contratto … sperando che sia usabile.
La notizia, oltre ad evidenziare una volta di più i vantaggi dell’approccio “senza carta”, si colloca anche in un contesto green di riduzione degli impatti ambientali e di gare pubbliche certificate carbon free.
Analisi di mercato hanno dimostrato che più del 75% dei c.d. processi aziendali si basa sulla modulistica. Le organizzazioni investono ingenti capitali nell’automazione dei propri processi al fine di eliminare le inefficienze operative e per essere conformi alle diverse normative, tuttavia, processi di approvazione ancora vincolati a firme autografe, implicano la necessità di stampare la modulistica su carta, spedire i documenti ed infine conservarli.
È come mettere dei semafori in autostrada! Inevitabili i colli di bottiglia, i blocchi e gli elevati costi di gestione.
Nel 63% delle organizzazioni senza sistemi di firma digitale, oltre la metà dei processi di stampa è relativo a documenti a cui va aggiunta una firma.
Dematerializzare è possibile attraverso due distinti approcci.
1) Informatizzare/eliminare la carta (approccio classico):
- acquisizione via Scanner;
- riconoscimento caratteri (OCR / ICR);
- conservazione sostitutiva.
2) Evitare di produrre carta (approccio “firma facile”) :
- gestione documentale;
- workflow per la gestione automatica e il tracciamento dei flussi di lavoro;
- gestione della firma elettronica e firma digitale dei documenti;
- posta elettronica (certificata o meno);
- form intelligenti su web/eForms (con firma digitale);
- archiviazione e conservazione dei documenti (gestione tempi di conservazione/scarto).
Con l’approccio “firma facile”, al fine di evitare di produrre nuova carta, è necessaria la configurazione e l’uso di servizi e tecnologie usabili, semplici e intuitive, che consentano una gestione dei documenti digitali “agile”, che facilitino la gestione del periodo transitorio, governando il passaggio dai fascicoli cartacei ai fascicoli informatici, che incentivino la comunicazione e la trasmissione dei dati tra le persone/uffici, secondo i processi/sistemi definiti, e che infne forniscano le giuste motivazioni e la spinta psicologica per abituare, e abituarsi, al “distacco” dalla carta.
L’approccio “firma facile” è figlio di una consapevolezza: “qualsiasi documento oggigiorno, nasce digitalmente su un computer. E’ auspicabile, nonchè possibile, mantenerne la genesi digitale, facendogli percorrere “autostrade” digitali, dal pieno valore legale e nel pieno rispetto delle regole”.
La dematerializzazione si ottiene quindi attraverso:
- formazione e gestione dei documenti informatici;
- firma a valore legale dei documenti informatici (approvazione);
- trasmissione informatica dei documenti (possibilmente mediante posta certificata … usabile, ndr.);
- servizi web che gestiscano in sicurezza (strong authentication) processi di validazione/approvazione (firma digitale).
- conservazione a norma dei documenti informatici.
La dematerializzazione è un passo importante che riduce drasticamente le spese e migliora l’approccio green delle organizzazioni. Non è gratuito, ma il costo dell’investimento è minimo, se comparato ai risparmi fatti sulle forniture, l’archiviazione, la postalizzazione e, non ultima, la tanto di moda produttività del personale. Gli altri risparmi meno evidenti, ma comunque importanti, derivano dalla riduzione degli errori, delle cause e preoccupazioni circa la perdita di documentazione e nel riuscire a non sprecare “talenti” in attività on-site.
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